พอล ณัฐศิษฏ วาจาสิทธิศิลป์
ระบบปฏิบัติการในที่นี้ ผมไม่ได้หมายถึง Software ในคอมพิวเตอร์ แต่ผมหมายถึงระบบปฏิบัติการที่เราเอาไว้ใช้ในการทำธุรกิจของเราเอง หรือภาษาอังกฤษจะเรียกว่า Business Operating System
ทุกคนที่ทำธุรกิจต่างก็มีความฝันว่าวันหนึ่งจะประสบความสำเร็จ หางเงินได้มากมาย และสามารถเกษียณออกจากธุรกิจของตัวเองได้ แต่วิธีการเกษียณจากธุรกิจของเรานั้น เราจะต้องทำอย่างไร ถือเป็นสิ่งสำคัญ เพราะถ้าหากเราไม่รู้เทคนิคข้อนี้ การเกษียณตัวเองจากธุรกิจจะไม่สามารถทำได้เลย
ดังนั้น วันนี้เราจะมาดูกันว่าจะทำอย่างให้เราสามารถทำธุรกิจโดยที่เราสามารถเอาตัวเองออกจากธุรกิจได้ และธุรกิจก็ยังสามารถจะเติบโตต่อไปได้ด้วยตัวของมันเอง
1. Process กระบวนการ
การทำธุรกิจนั้น คนส่วนใหญ่จะพูดถึง “ระบบ” แต่ผมก็อยากจะบอกว่าก่อนที่เราจะมีระบบ เราจะต้องมี “กระบวนการ” เสียก่อน เราควรจะต้องรู้ขั้นตอนในการทำงานของเขาก่อนว่าจะมีลำดับขั้นเป็นอย่างไร แล้วกระบวนการที่ทำแล้วเกิดผลดีมันมีอะไรบ้าง
ซึ่งหลาย ๆ บริษัทพยายามที่จะใช้ Software หรือเครื่องจักรมาชดเชยกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพ ซึ่งมันก็ทำได้ แต่ว่าโดยเนื้อแท้แล้ว มันยังไม่ใช่การทำธุรกิจที่ดึงศักยภาพของตัวเองและทีมงานให้ออกมาได้อย่างสมบูรณ์ แต่เป็นการพึงพาปัจจัยภายนอก ซึ่งมันก็ไม่ผิด แต่มันจะดีมากกว่าที่เรามีกระบวนการที่ดี นำมาใช้ควบคู่กับ Software หรือเครื่องจักรที่มีประสิทธิภาพ
โดยหลักการแล้วกระบวนการในการทำธุรกิจที่ดีจะประกอบไปด้วย
- Clear ชัดเจนว่าใคร ทำอะไร เมื่อไหร่ อย่างไร
- Replicable สามารถทำซ้ำได้ แล้วให้ผลลัพธ์เดิมได้ดีเหมือนเดิม
- Documented จัดเก็บหลักฐานเป็นระบบ ระเบียบ
- Accessible ค้นหาได้ง่าย
2. System ระบบ
หลังจากที่เรามีกระบวนการที่ดีแล้ว ในลำดับต่อไปเราก็จะมีเรื่องของการนำระบบเข้ามาช่วยเหลือ ซึ่งคำว่า “ระบบ” นี้ ผมจะหมายถึงตัวเทคโนโลยีต่าง ๆ เช่น Software, Automation ฯลฯ ซึ่งเป็นเครื่องมือที่เอาไว้ทดแทน ชดเชย ช่วยเหลือ และทำงานแทนระหว่างที่คนไม่อยู่ เช่น พนักงานลาพักผ่อน ลาหยุด เป็นต้น
- ทดแทน เวลาที่คนไม่อยู่ แต่ระบบก็จะทำงานแทนคน
- ชดเชย จากเดิมที่ทำงานโดยต้องออกแรง 100% แต่เทคโนโลยีอาจจะเข้ามาทำให้เราออกแรงน้อยลง
- ช่วยเหลือ ในสิ่งที่มนุษย์ไม่สามารถทำได้
ดังนั้น บริษัทสามารถ Enhance performance ได้จากการใช้ระบบต่าง ๆ เพื่อเป็นตัวช่วยในการสร้างผลลัพธ์ที่ดียิ่งขึ้นได้ ซึ่งตามค่าเฉลี่ยในการทำธุรกิจ กล่าวว่าจะมีคนอยู่ 20% ในองค์กร ที่สามารถสร้างผลลัพธ์ได้ 80% และจะมีคนอยู่อีก 80% ในองค์กร ที่สามารถสร้างผลลัพธ์ได้ 20%
นั้นก็หมายความว่า ระบบต่าง ๆ นี้จะถูกนำมาใช้เพื่อช่วยสนับสนุนการทำงานของคนส่วนใหญ่ให้สามารถทำงานได้ดีขึ้น
3. Roles บทบาท
ควรจะต้องใช้คน ซึ่งสิ่งที่จะช่วยให้คนทำงานได้ดีก็คือการการกำภหนดบทบาทหน้าที่อย่างชัดเจน ซึ่งจะทำให้การทำงานไม่ซ้ำซ้อนกัน แต่ปัจจุบัน SME ไทยหลาย ๆ ราย พยายามที่จะจ้างพนักงานที่ทำงานได้อย่างหลากหลาย เรียกได้ว่าจ้างมาคนเดียวทำได้เกือบทุกหน้าที่ ซึ่งในแง่หนึ่งอาจจะมองว่าเป็นการประหยัดต้นทุน แต่ในแง่หนึ่งการที่เราจ้างคนหนึ่งคนให้ทำงานเยอะแยะมากมายไปหมด จะหมายถึงการที่บริษัทของเราพึ่งพาคนอยู่แค่คนเดียว และถ้าหากวันหนึ่งคน ๆ นี้หายไป บริษัทก็จะเกิดปัญหาตามมา
ดังนั้น ทางที่ดีควรจะมีการกำหนดบทบาที่ชัดเจน ซึ่งก็เริ่มต้นง่าย ๆ โดยการเขียนคำอธิบายรายละเอียดของงานขึ้นมา ว่าพนักงานคนนี้จะต้องรับผิดชอบในการทำงานเรื่องใดบ้าง และห้ามทำอะไรบ้าง เพื่อไม่ให้บทบาทหน้าที่ซ้อนทับกัน นอกจากนี้ เวลาที่เราเขียนรายละเอียดของงาน เราอย่าไปนึกถึงหน้าคน เพราะตอนนี้เราไม่ได้กำลังที่จะบอกว่านาย ก. ต้องทำอะไร นาย ข. ต้องทำอะไร แต่เรากำลังจะบอกว่าตำแหน่ง A มีบทบาทหน้าที่อะไรบ้าง ตำแหน่ง B มีบทบาทหน้าที่อะไรบ้าง
โดยบทบาทที่ชัดเจนนี้จะต้องมีการเขียนเอาไว้ให้ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ อ่านทบทวนได้ตลอดเวลา เวลาที่เราประเมินผลปลายปี ก็เอามาเกณฑ์ในการประเมินว่าคน ๆ นั้นทำหน้าที่ได้ดีไหม มีผลงานอะไรบ้าง รวมถึงการกำหนดบทบาทหน้าที่อย่างชัดเจนนั้น ยังถือเป็นสิ่งที่ช่วยให้เราสามารถกำหนดขั้นเงินเดือนได้ง่ายขึ้นด้วย
4. Skills ทักษะที่ใช้
นอกจากการกำหนดรายละเอียดของบทบาทงานที่ชัดเจนแล้ว ยังจะต้องมีการระบุทักษะที่จะต้องใช้ เพื่อให้งานในตำแหน่งนั้นสำเร็จลุล่วง เช่น ต้องมีทักษะในการพูดภาษาอังกฤษ ทักษะการติดต่อประสานงานกับศุลกากร ฯลฯ
ทักษะมี 2 แบบคือ Hard skills กับ Soft skills
- Hard skills เป็นความสามารถในเชิงอาชีพ เช่น ทำบัญชีได้ ใช้โปรแกรมได้ ถ่ายรูปได้ พิมพ์สัมผัสได้ เป็นต้น
- Soft skills เช่น มีภาวะผู้น้ำ มีทักษะการพูดจูงใจ ทักษะการติดต่อประสานงาน การเจรจาต่อรอง เป็นต้น
ดังนั้น เวลาเราจะวางระบบงาน เราจะต้องมีการระบุให้ชัดเจน ทั้ง Hard skills และ Soft skills เพราะเท่าที่ผมเจอส่วนใหญ่เวลาบริษัทต่าง ๆ รับสมัคร ก็มักจะเน้นไปที่เรื่องของ Hard skills เพียงอย่างเดียว แต่ในการทำงานของวันนี้และในโลกอนาคตนั้น เรื่องของ Hard skills จะเป็นสิ่งที่เทคโนโลยีสามารถทำงานแทนได้ แต่สิ่งที่หายากกว่าก็คือทักษะที่เป็น Soft skills
จงจำเอาไว้เสมอเลยว่า ระบบและกระบวนการที่ถูกออกแบบมาเป็นอย่างดีแล้ว จะสามารถทำงานได้โดยไม่ต้องพึ่งพาความสามารถของบุคคลใด บุคคลหนึ่ง เป็นพิเศษ โดยบริษัทสามารถหาคนมาทดแทนคนที่หายไปได้ไม่ยากนัก หรือในงานบางอย่างที่ไม่จำเป็นต้องให้คนทำ เราก็สามารถเอาเทคโนโลยีมาทำแทนได้ เช่น รายงานการขาย Performance dashboard ต่างๆ เป็นต้น ส่วนพนักงานที่เป็นคน เราก็สามารถสนับสนุนให้ไปทำงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ได้แทน
5. Organization Structure โครงสร้างองค์กร
ต้องเริ่มจากการออกแบบผลลัพธ์ก่อนว่าเราต้องการผลลัพธ์อย่างไรในธุรกิจของเรา แล้วค่อยมาออกแบบกระบวนการที่จะทำให้เราได้ผลลัพธ์ที่เราอยากจะได้ และเมื่อออกแบบกระบวนการเสร็จแล้ว เราค่อยมาหาเทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามาช่วยเหลือผู้คนที่จะทำงานกระบวนการนี้ เพื่อให้เกิดการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น แล้วค่อยมากำหนดบทบาทของคนที่จะเขามาอยู่ในกระบวนการนี้ สุดท้ายเราก็จะได้โครงสร้างองค์กรที่ส่งเสริมให้เกิดการทำงานที่ดีได้ด้วยตัวเอง
และทั้งหมดนี้ก็คือ คุณใช้ระบบปฏิบัติการ (OS) อะไรในการทำธุรกิจ ที่เราควรจะต้องกลับไปถามตัวเองแล้วว่า บริษัทของเรามีเรื่องพวกนี้ครบถ้วนหรือเปล่า เพราะการทำธุรกิจไม่ใช่สนามเด็กเล่น ดังนั้น เราจะต้องทำให้มันอย่างจริงจัง มีรูปแบบ และเป็นระบบ จนกระทั่งท้ายที่สุดเราก็จะมีอิสรภาพในการที่ไม่ต้องเอาตัวเองเข้าไปอยู่ในธุรกิจ แต่ธุรกิจก็ยังสามารถขับเคลื่อนและเติบโตไปได้ด้วยตัวของมันเอง
