พอล ณัฐศิษฏ วาจาสิทธิศิลป์
วันนี้ผมจะมาพูดถึงเครื่องมือตัวหนึ่งที่ได้รู้จักมาประมาณ 6-7 ปีแล้ว และไม่เคยได้ยินมาก่อน เพราะว่าสมัยที่เป็นพนักงานประจำก็ไม่เคยมีใครใช้เทคนิคเหล่านี้ ก็เลยทำให้ไม่รู้จัก จนกระทั่งได้คุยกันกับพี่ท่านหนึ่ง แล้วเขาก็เล่าให้ฟัง…
ซึ่งเครื่องมือนี้จะเรียกว่า 9 Box grid Performance management เป็นการแบ่งคนออกเป็น 9 กล่อง โดยเป็นหนึ่งในการบริหารจัดการผลงาน หากพนักงานของเราตกไปอยู่ในกล่องใดกล่องหนึ่งมันก็จะมีวิธีการบริหารจัดการที่แตกต่างกันออกไป เพื่อให้พนักงานสามารถทำงานแล้วสร้างผลงานได้ดียิ่งขึ้น
โดยเครื่องมือนี้ก็มีข้อดีข้อเสียเหมือนกัน แต่ว่าในช่วงต้นเราจะพูดถึงข้อดีของมันก่อน…
ข้อดีของ 9 Box grid
1. ช่วยให้การประเมินผลมีความถูกต้อง
จะช่วยทำให้การประเมินผลตรงไปตรงมา เพราะหลาย ๆ ครั้งเวลาที่เราประเมินผลโดยที่ไม่มีเครื่องมือ หรือไม่มีเกณฑ์ในการประเมินผล มันก็จะกลายเป็นการประเมินผลที่ตามใจตัวเอง ซึ่งบางครั้งเครื่องมือในการประเมินผลอาจจะใช้ตัวเอง แต่เวลาเอาเข้าจริงแล้ว เวลาที่เราจะต้องประเมินพนักงานของเรา เราอาจจะตีความตัวชีวิตไม่ตรงกับฝ่าย HR ได้เหมือนกัน ซึ่งเมื่อการตีความไม่ตรง ก็ส่งผลให้การประเมินผลไม่ตรงเช่นกัน
ดังนั้น 9 Box grid จะเป็นเครื่องมือที่ทำให้เราสามารถประเมินผลได้อย่างตรงไปตรงมา
2. ใช้งานง่าย
ระบบการทำงานของ 9 Box grid ก็คือ เมื่อเราได้ทำการประเมินผลไปแล้ว ก็จะทำให้พนักงานแต่ละคนถูกคัดแยกให้ไปอยู่ในกล่องใดกล่องหนึ่ง ซึ่งเราก็จะสามารถรู้ได้เลยว่าเราจะต้องทำอะไรต่อจากนั้น เพราะสิ่งที่เราจะทำกับพนักงานในแต่ละกล่องจะไม่เหมือนกัน โดยจะมีแบบแผนกำหนดเอาไว้แล้วว่าจะต้องทำอะไรบ้างกับพนักงานในแต่ละกล่อง
3. เพิ่มความโปร่งใส
เมื่อการประเมินมีความถูกต้องแม่นยำ และเป็นการประเมินอย่างตรงไปตรงมา มันก็จะทำให้หมดปัญหาเด็กเส้น ที่จะใช้เส้นสายภายในองค์กร เพื่อให้ตัวเองได้รับการประเมินที่ดีกว่าความเป็นจริง ซึ่งจะนำไปสู่การยกระดับบทบาทหน้าที่ เช่น เลื่อนขั้น เลื่อนตำแหน่ง หรือขึ้นเงินเดือน เป็นต้น
4. ทำให้การวางแผนพนักงานง่ายขึ้น
เครื่องมือตัวอื่นส่วนใหญ่แล้วจะไม่สามารถเอามาใช้ในการวางแผนบุคลากรได้ แต่ว่าเครื่องมือนี้สามารถบอกได้เลยว่าแผนกไหนกำลังตกที่นั่งลำบาก เพราะว่าไม่มีคนเก่งอยู่เลย หรือว่าแผนกไหนเป็นแผนกที่เต็มไปด้วยคนเก่ง ซึ่งปกติเราก็อาจจะพอรู้สึกได้ ว่าแผนกไหนมีปัญหา แผนกไหนทำงานดี แต่มันก็เป็นเพียงแค่ใช้ความรู้สึก
ดังนั้น 9 Box grid จะช่วยให้เราสามารถวางแผนบุคลากรได้ดียิ่งขึ้น…
ข้อเสียของ 9 Box grid
1. การตัดสินขึ้นอยู่กับบุคคล
ต่อให้มันมีความชัดเจนตรงไปตรงมาแค่ไหนก็ตาม แต่ในความเป็นจริง มันก็ยังสามารถที่จะมีอคติของผู้ประเมินมาเจืออยู่ด้วยก็ได้เหมือนกัน
2. เป็นการพิพากษา และการติดป้าย
เมื่อมีการพิพากษา มีการติดป้ายตีตราแล้ว ก็อาจจะเกิดความแตกแยก เกิดความรังเกียจ บูลลี่กัน
3. ไม่ใช่ว่าใช้ในทุกสถานการณ์
ต้องพิจารณาเป็นกรณี ๆ ไป เพราะไม่มีเครื่องมือใดจะนำมาใช้แก้ปัญหาได้ครอบจักรวาล
4. บางคนขาดแรงจูงใจ
เราดูแค่ผลงาน กับศักยภาพมันอาจจะยังไม่พอ เพราะเราต้องดูด้วยว่าพนักงานมีแรงจูงใจไหม เพราะบางคนเป็นคนเก่ง แต่ถ้าไม่มีแรงจูงใจ เขาก็ทำงานได้ไม่ดี ถ้าคนประเมินดูไม่ออก ก็จะคิดว่าเขาทำงานไม่เก่ง ซึ่งจริง ๆ แล้วมันไม่ใช่ เขาอาจจะเป็นคนเก่งก็ได้ เพียงแต่ว่าเขาตกอยู่ในภาวะที่ขาดแรงจูงใจ
5. บางองค์กรไม่เหมาะกับพนักงาน
พนักงานบางคนอาจจะเป็นคนเก่ง แต่ว่าเมื่อมาทำงานในองค์กรที่ไม่ตรงกับลักษณะของเขา ก็ทำให้ไม่สามารถจะทำงานออกมาได้อย่างเต็มศักยภาพ ทำให้ประเมินพนักงานได้ไม่ตรงกับสิ่งที่เขาเป็นอย่างแท้จริง
วิธีใช้เครื่องมือ
การใช้ 9 Box grid นั้น เวลาที่เราจะใช้งาน ก็ให้เราจินตนาการขึ้นมาว่ามีกล่องอยู่ ซึ่งมีแกนอยู่ 2 แกนในการวัด โดยแกน X (เส้นแนวนอน) กับแกน Y (เส้นแนวตั้ง)
1. แกน X จะเป็นเรื่องผลงาน
โดยจะแบ่งเป็น 3 ระดับ ต่ำ ปานกลาง และสูง ดังนี้
- ผลงานต่ำ คือ พนักงานที่ทำงานได้ไม่ตรงกับความต้องการของงาน หรือเกิดความล้มเหลวในภาระรับผิดชอบ ซึ่งเป็นเป้าหมายของบริษัท ที่ได้มอบหมายเอาไว้ให้
- ผลงานปานกลาง คือ พนักงานที่สามารถทำงานได้ตรงตามความต้องการเพียงบางส่วน แต่ก็ยังมีอีกหลายส่วนที่ต้องปรับปรุง
- ผลงานสูง คือ พนักงานที่ตอบสนองความต้องการของตัวงาน หรือภารกิจที่ได้รับมอบหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. Potential จะเป็นเรื่องของศักยภาพ
ถ้าหากคนไหนที่มีศักยภาพ มีความเป็นไปในการพัฒนา หรือมีแววที่จะทำงานได้ดีในอนาคต ซึ่งจะแบ่งเป็น 3 ระดับเช่นเดียวกัน คือ ต่ำ ปานกลาง และสูง ดังนี้
- ศักยภาพต่ำ คือ พนักงานทำถงานเต็มที่แล้ว และก็ไม่คิดว่าจะสามารถพัฒนาไปมากกว่านี้ได้แล้ว อาจจะเพราะพนักงานขาดความสามารถ หรือคาดแรงจูงใจ
- ศักยภาพปานกลาง คือ พนักงานมีศักยภาพในการทำงานที่สามารถพัฒนาต่อไปได้อีก ภายในบทบาทปัจจุบันของพวกเขาที่ได้รับมอบหมาย
- ศักยภาพสูง คือ พนักงานมีสิทธิ์ได้รับการเลื่อนตำถแหน่งทันทีหรือภายในสองถึงสามปี เพราะสามารถทำงานได้อย่างสมบูรณ์มาก ๆ
และหลังจากที่เราได้ตีเส้นอย่างที่ผมบอกไปแล้ว เราก็จะได้ 9 กล่อง หรือแบ่งพนักงานออกได้ 9 หมวดหมู ดังนี้
Type: 1 Low performance / Low potential
เป็นคนที่ผลงานต่ำ และความสามารถในการที่จะพัฒนาตัวเองก็ต่ำด้วยเช่นกัน คนเหล่านี้เรียกได้ว่า “จ้างผิดฝาผิดตัว” คือตอนจ้างอาจจะจ้างมาผิด ผลงานไม่มี ความดีไม่ปรากฏ ดูแล้วไม่ค่อยเห็นอนาคต ซึ่งก็ไม่รู้ว่า HR รับเข้ามาได้อย่างก็ไม่รู้ แต่พอเกิดแบบนี้ขึ้นหน้างานก็จะต้องคอยแก้ไข ก็ต้องพิจารณาดูว่ามันมีสาเหตุมาจากอะไร เช่น เป็นเพราะอยู่ผิดที่ผิดทาง หรือเพราะไม่ก็ไร้ฝีมือ หรือเพราะเจ้านายใช้งานไม่เป็น หรือสมองของเขาอาจจะไม่สอดคล้องกับงานที่ได้รับมอบหมาย
ดังนั้น คนประเภทนี้ถ้าได้มีการจ้างเข้ามาทำงานแล้วแบบผิดฝาผิดตัว คุณก็ควรจะไปจัดการกับ HR ตั้งแต่แรก ว่าเราจะต้องมีกระบวนการในการจ้างคนเข้ามาใหม่ที่มันดีมากกว่านี้
เพราะเอาจริง ๆ คนประเภทนี้ไม่ควรที่จะอยู่ในองค์กรนาน เพราะผลงานก็ไม่ดี พัฒนาตัวเองก็ไม่ได้ แต่อยู่สุขสบายในบริษัท ก็จะทำให้เกิดภาวะไม่พอใจของพนักงานคนอื่นว่าบริษัทเลี้ยงคนแบบนี้ไว้ทำไม ซึ่งการเลี้ยงคนแบบนี้เอาไว้ มันอาจจะเป็นการสะท้อนค่านิยมของบริษัทได้ด้วยเช่นกัน ที่เลี้ยงคนไม่ดีเอาไว้ พอคนพวกนี้มาอยู่ในองค์กรเยอะเข้า ไปจับกลุ่มกัน ก็จะกลายเป็นปัญหา
เพราะฉะนั้นแผนปฏิบัติการ ที่บริษัทควรจะต้องทำก็คือ
- ระบุให้ได้ว่าอะไรคืออุปสรรคขัดขวางไม่ให้พนักงานคนนี้สามารถทำงานได้ หรือทำให้เขาไม่สามารถเติบโตในสายงานได้ เพราะเราอาจจะให้หัวหน้างานไปประเมินผล ซึ่งถ้าหากนัวหน้างานมีอคติ การประเมินผลก็จะออกมาได้ไม่ดี ดังนั้น HR ต้องลงไปดูว่าสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาคืออะไร
- หัวหน้างาน หรือฝ่าย HR ลงไปดูลักษณะงานที่ได้รับมอบหมายไป เพื่อจะได้รู้ว่ามันมีความเหมาะสมหรือเปล่า เพราะถ้าทุกอย่างได้รับการแก้ไขแล้ว ลักษณะงานก็ไม่ได้ยากจนเกินไป ไม่มีใครแกล้ง แต่ผลงานก็ยังต่ำ สุดท้ายเราจะต้องวางแผนว่า ถ้าพนักงานคนนี้ไม่สามารถจะอยู่ได้ภายในองค์กรของเรา จะต้องมีแผนการที่จะทำอย่างไรต่อไป ในการที่เราจะให้พนักงานออก
Type: 2 Low performance / Avg. potential
เป็นคนที่ผลงานต่ำ แต่ศักยภาพอยู่ในระดับปานกลาง คนประเภทนี้ผมจะเรียกว่า “กลับตัวก็ไม่ได้…จะเดินต่อไปก็ไปไม่ถึง” คือเป็นพนักงานที่ไม่มีผลงาน แต่ดูทรงแล้วน่าจะไปได้ ถือว่ามีความขัดแย้งอยู่ในตัว ที่เราจะต้องมาบริหารจัดการ ดังนี้
- ไปดูว่าเขาเป็นเด็กใหม่หรือเปล่า ยังไม่มีประสบการณ์มากพอ จึงทำให้เขาไม่สามารถฉายแสง แสดงความสามารถได้
- บรรยากาศหรือสิ่งแวดล้อมมันทำให้เขายังไม่สามารถฉายแสงได้หรือเปล่า
- มีประสบการณ์ที่ไม่ดีกับหัวหน้างาน หรือเพื่อนร่วมงาน ที่ทำให้ไม่สามารถทำงานให้ออกมาดีได้
- รีบทำแผนพัฒนาพนักงานเป็นรายบุคคล ว่าอะไรคืออุปสรรค์ในการทำงาน อะไรคือสิ่งที่จะต้องเรียนรู้เพิ่มเติมทักษะที่ยังขาดอยู่
- ให้การวัดผลที่ชัดเจน ว่าเรากำลังจะวัดผลเรื่องอะไรบ้าง เมื่อตกลงกันชัดเจนแล้ว จะต้องมีการประเมินผลในทุก ๆ เดือน
- เวลาที่มีการประชุมจะต้องมีการบันทึกข้อความเอาไว้ด้วย เพราะมันจะทำให้สามารถอ้างอิงได้ว่าที่คุยกันไว้นั้น มีการตกลงอะไรกันบ้าง ถ้ามีปัญหาอีก จนไม่สามารถจะอยู่ในบริษัทต่อไปได้ อย่างน้อยเราก็ยังมีหลักฐานที่บอกว่าเราให้เขาพัฒนาเพิ่มเติมแล้ว มีตัวชีวิตชัดเจน แต่เอาก็ยังทำไม่ได้ จึงมีเหตุผลที่จะให้พนักงานคนนี้ออกจากบริษัทไป
- ภายใน 4-6 เดือน ควรจะเห็นความก้าวหน้า ถ้าไม่ก้าวหน้า ควรที่จะมีการปรับเปลี่ยนโยกย้าย เช่น ย้ายแผนก ย้ายไปอยู่บริษัทในเครือ ถ้าย้ายแล้วยังไม่ดีอีก สุดท้ายก็ต้องมีการให้ออกจากบริษัทไป โดยมีการชดเชยให้ตามปกติ
Type: 3 Low performance / High potential
เป็นจำพวก “ผลงานไม่มี แต่ศักยภาพดูดีมาก” เป็นคนเก่งที่ไม่มีผลงาน ซึ่งถือเป็นความผิดปกติมาก ซึ่งเราก็ต้องลงไปดูว่าเกิดจากอะไร เช่น เรียนจบจากต่างประเทศ เรียนเก่ง ได้เกียรตินิยม ก็อาจจะเป็นเพราะเขายังไม่มีประสบการณ์ในโลกของการทำงานมากพอ หรือยังปรับตัวเข้ากับวัฒนธรรมในการทำงานได้
ซึ่งสิ่งที่เราจะต้องทำ มีดังนี้
- ให้เวลาในการพัฒนาภายใน 4-6 เดือน เพราะคนพวกนี้เก่งอยู่แล้ว โดยมีแผนพัฒนาบุคคล และประเมินรายเดือนว่ามีการปรับตัวไปสู่แนวโน้มที่ดีขึ้นไหม
- สื่อสารชัดเจนถึงบทบาท และความคาดหวังที่สามารถวัดผลได้
- ถ้าผลงานไม่ดีก็ต้องพิจารณาตำแหน่งใหม่ หรือย้ายข้ามแผนก
- ถ้าภายใน 1 ปี ยังไม่ดีขึ้น ย้ายแล้วก็ยังใช้ไม่ได้ เราก็จะต้องพิจารณาแล้วว่ามันมีอะไรผิดปกติภายในบริษัทหรือเปล่า ทำไมคนที่ทรงดีขนาดนี้ถึงไม่สามารถทำงานได้ บางทีอาจจะไม่เกี่ยวกับตัวพนักงานเลยก็ได้ แต่มันมีบางสิ่งที่ซ้อนอยู่ ถ้าเจ้าของธุรกิจไม่สามารถหาเจอ ก็อาจจะกลายเป็นหายนะได้
และทั้งหมดนี้ก็คือ ธุรกิจเจริญได้ถ้ารู้จักใช้คน 9 ประเภทนี้ (ตอนที่ 1) ซึ่งบางคนอาจจะดูเรื่องที่ผมนำเสนอในวันนี้มันดูวิชาการเกินไป แต่ให้ไว้ใจได้เลยว่า เรื่องนี้เป็น framework ที่ดีมากสำหรับการเริ่มต้น Organizational development อะไรที่มันอาจจะดูยาก แต่ถ้าเราเข้าใจมัน มันจะกลายเป็นเครื่องมือที่ทรงพลัง และเราเอาไปใช้ให้การทำงานของเรามีประสิทธิภาพและเบาแรงยิ่งขึ้น
